Планируя важную встречу, следует учесть все, чтобы участникам было удобно. Если в вашем офисе нет предназначенного для этого помещения, то его можно арендовать. Инвесторы, партнеры, клиенты оценят вашу предусмотрительность и профессиональность.
Для чего они вообще нужны? Бывает надо организовать встречу и неважно какова ее направленность: обсуждение проекта, переговоры с партнерами, собеседование, брифинг. А ваш офис мал, в нем нет вместительного помещения или вы пока что не можете себе позволить его оборудовать. Существует услуга аренда конференц-зала в Киеве.
Выбор переговорной
Правильно подобранную локацию можно считать залогом успеха. Аренда зала для различного рода встреч, это довольно-таки востребованная на сегодня услуга. Подберите локацию, соответствующую вашим требованиям. И оснащенную нужным вам оборудованием.
Что могут предложить организации сдающие залы? Удобные локации для проведения семинаров, лекций, конференций, тренингов, переговоров. Современное оборудование (микрофоны, видеокамеры, интернет, различные аудио и видеосистемы и т.д.), звукоизоляция, функциональная мебель, современный интерьер, конфиденциальность.
Возможность сэкономить, вы заплатите только за часы арендного использования. Нет необходимости платить каждый месяц, тратить деньги на ремонт и оснащение. Цена за аренду будет зависеть от площади помещения.
Найти в Киеве помещение не проблема, сложнее подогнать его под нужные критерии. Обратится в компанию, которая специализируется именно на предоставлении в аренду современных залов.
Компания A&CES сдает в аренду переговорные около 20 оборудованных залов в центре Киева. На различное время как почасово, так и на день или несколько дней. Усадить аудиторию от 20 до 300 человек.
A&CES предлагает своим клиентам:
- Кейтеринг – питание, во время мероприятия кофе-брейк, или фуршет после него;
- Аренду техники для повышения функционала;
- Организация онлайн трансляции.
Зачем нужна переговорная комната
Прежде всего переговорная – это комната, оборудованная техникой для аудио и видео визуализации проводимого мероприятия. Будь то подписание контракта с партнерами, корпоративное совещание, презентация. Разнообразный формат общения, предполагает наличие подходящей локации. Выбирая помещение учитывайте такие критерии:
- освещение;
- звукоизоляция;
- вентиляция;
- наличие нужного оборудования;
Должно быть достаточное количество света. Будь то окна или электрический свет. В зависимости от ваших потребностей проверьте можно ли регулировать яркость, и наличие нужного количества розеток.
Проверьте, качество звукоизоляции. Звуки не должны проникать внутрь чтобы не отвлекать участников, так и выходить наружу для сохранения конфиденциальности.
Для того чтобы участникам было комфортно следует учитывать наличие хорошей вентиляции и климатического оборудования. Помните, что холод или духота сведет на нет весь положительный эффект от мероприятия.
Современные технологии помогут в проведении встречи любого формата. Подберите техническое оснащение под свои параметры: просмотр видео, прослушивание аудио, возможность выхода в интернет, подключение к аудио-видео-системам мобильных телефонов, маркерные доски и удобную мебель.
Организация переговоров
От качества организации переговоров зависит их итог. Все участники процесса должны себя комфортно чувствовать. Если вашим партнерам или инвесторам будет некомфортно, то они вряд ли адекватно воспримут информацию. Если у вас нет своего конференц-зала, то беря его в аренду, обязательно учтите все нюансы.
Организовывая переговоры выбирайте помещение, габариты которого будут соответствовать количеству участников. Неправильно подобранные размеры принесут неудобство. В очень большой комнате вы рискуете не услышать оппонентов. Маленькая тоже не добавит комфорта, если приглашенным людям придется чуть ли не «на головах друг у друга сидеть».
Обстановка должна быть комфортной. Ведь от этого зависит итог, а значит договариваясь об аренде следует обратить внимание на:
- техническую комплектацию, наличие систем видео и аудио визуализации;
- удобство мебели, за которую вы планируете усадить участников;
- наличие систем по созданию комфортного климата;
- качественное освещение, насколько оно соответствует вашим запросам, проверьте заранее и желательно в то же время суток, на которое запланирована встреча.
Говоря о комфорте, вас необходимо понимать, что все вышеперечисленные критерии, можно найти в любой компании, с такой же специализацией. Не забывайте уточнять у менеджера какие еще услуги они предоставляют. Например:
- дополнительное оборудование: интерактивную доску, флип-чарт, проектор;
- Wi-Fi;
- зоны отдыха, комнаты для курения;
- кейтеринг;
- парковки возле здания.
Аренда помещений для переговоров и других мероприятий
Сейчас в Киеве несложно найти организацию, сдающую помещения для проведения мероприятий. В компании «A&CES» вам предоставят на выбор несколько залов, в которых вы сможете провести встречу любого формата (консультации, деловые переговоры, брифинги). На сайте компании вы есть список конференц-залов, их описание, фотографии, и предоставляемые услуги. Все помещения соответствуют бизнес стандартам.
Залы «A&CES» расположены в центре столицы, в доступной близости от станции метро, имеется парковка. В наличии имеются как мини-переговорные, так и предназначенные размещения большой аудитории.
В залах установлена необходимая техника, комфортная мебель, есть доступ к высокоскоростному интернету. Трансформируемые зоны для кофе-брейка, вода, можно заказать услугу кейтеринга. Вся необходимая для встречи канцелярия.
Персонал компании всегда готов помочь. Оперативно решит любые возникшие проблемы с оборудованием или его добавлением. Что правда за услуги не входящие в договор аренды, придётся доплатить отдельно.
